טיפים לתוכנת אקסל

איך להפוך תא שמוגדר כזמן לתא שמוגדר כמספר עשרוני

זמן קריאה

1:30 דקות

בתור עסק, חברה או ארגון, יוצא לנו לעבוד בתוכנת האקסל עם נתונים ממקורות חיצוניים לתוכנה. הנתונים יכולים להגיע ממערכות כגון: SAP, כלי BI למיניהם וכן הלאה. לעיתים, קבצי הנתונים האלו, מכילים עמודות ‘זמן ביום’. עמודת הזמן יכולה לתאר את: זמן מכירת המוצר, זמן החתמת כרטיס העובד, זמן ביצוע ההזמנה, זמן שליחת המייל וכן הלאה. 

בחלק מהמקרים, העמודה נמצאת בפורמט hh:mm:ss.
בפורמט זה, שמוגדר כזמן, לא נבחין בשינויים בתא אם נבצע עליו חישובים. בנוסף, אם נרצה לסכם או לסנן את הנתונים לפי שעה ביום בבסיס הנתונים עצמו או בטבלת פיבוט שנבנה, המשימה יכולה להיות לא קלה, מכיוון שכל שנייה שונה ביום מוצגת כשורה נפרדת במסנן:

הפתרון:
שינוי ערך התא ועיצובו למספר עשרוני. עם מספר עשרוני קל ונוח לעבוד, ניתן לסכם ולקבץ אותו לפי קריטריונים שאנו קובעים וכן ניתן לכתוב נוסחאות עבור תאים כאלה.
איך עושים: מכפילים את התא ב-24 ואח”כ משנים את העיצוב שלו ל-‘כללי’ או ל-‘מספר’.

מספר דוגמאות ודגשים למעבר בין פורמט hh:mm:ss למספר עשרוני ולהיפך:



דוגמאות נוספות ומשמעותן

                                                                              = if ( E4 * 100 > 2500 , ” לא הרווחנו ” , ” הרווחנו ” )

במילים שלנו:
הערך שנמצא בתא E4, כפול 100, גדול מהמספר 2,500. אם זה נכון, כתוב: “הרווחנו”. אם זה לא נכון, כתוב: “לא הרווחנו”.
_____________________________________________________________________________________________________________

                                                                                              = if ( E4 = J4 , G4 , G4 * 5 )

במילים שלנו:
הערך שנמצא בתא E4 שווה לערך שנמצא בתא J4. אם זה נכון, כתוב את הערך שנמצא בתא G4. אחרת, הכפל את הערך שנמצא בתא G4 ב-5 וכתוב את התוצאה.
_____________________________________________________________________________________________________________


מספר דגשים לעבודה עם פונקציית if

בפונקציית if וגם בכל פונקצייה באקסל, כאשר כותבים טקסט, כותבים אותו בתוך שני גרשיים: “מכירות 2020 גבוהות יותר”. 
רק כך האקסל מזהה שמדובר במחרוזת טקסט. במילים אחרות, כאשר פותחים גרשיים, אנו אומרים לאקסל: כתוב!
בכל חלקי הפונקציה, אפשר לכתוב:
    מספרים: 100, 2,500, 0.033200 
    טקסט: “נכון”, “לא נכון”, “כל מה שאנו רוצים לכתוב”, “מכירות גבוהות יותר”, “אני אוהב שוקולד”, “דרושה בדיקה נוספת” וכו’
    הפנייה לתאים אחרים בגיליון העבודה: C4, E23 
    פעולות לביצוע: C4*35, G6, C4+D4, 100*0.17
    כל פעולות החשבון: חיבור, חיסור, כפל וחילוק
    הסימנים < > = המסמלים גדול מ, קטן מ, ו-שווה
    תנאים: G4<D4 (רק בחלק התנאי של הפונקציה)

אפשר לכתוב בתוך הפונקציה, פונקציה נוספת.
לדוגמה, התנאי של פונקציית ה-if יהיה פונקציית vlookup, אבל זה כבר לשיעור אחר.